PERATURAN PEDOMAN
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI UKM PRISMA
Dengan Hormat,
Pimpinan Umum
RLB (Rapat Luar Biasa) UKM PRISMA 2013 setelah :
Menimbang : 1. Bahwa demi kelancaran suatu kegiatan Lembaga maka perlu adanya Peraturan
Organisasi tentang Pedoman Penyelenggaraan Administrasi UKM
PRISMA
2. Bahwa untuk memberikan Kejelasan
secara lembaga, maka perlu untuk menetapkan Keputusan RLB
(Rapat Luar Biasa) UKM PRISMA 2013 tentang Peraturan Organisasi
Pedoman Penyelenggaraan Administrasi UKM PRISMA
Mengingat :
AD-ART UKM PRISMA
Memperhatikan :
Hasil Rapat Tahunan Anggota
(RTA) UKM PRISMA
MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1.Peraturan Organisasi tentang Pedoman
Penyelenggaraan Administrasi UKM PRISMA
2.Keputusan ini akan di tinjau
kembali jika dikemudian hari terdapat
kekeliruan dan ketidak singkronan atau bertentangan dengan pedoman
administrasi tingkat Fakultas dan Universitas.
3. Keputusan ini berlaku sejak tanggal di tetapkan
Salam Hormat
Ditetapkan di : UKM
PRISMA
Pada tanggal : 21
April 2013 Pukul : 16:47 WIB
PIMPINAN RLB 2013
UKM PRISMA (PUSAT RISET MAHASISWA)
M. Mahfud Musthofa Fedian Kharisma
PERATURAN PEDOMAN
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI UKM PRISMA
Bagian I. Pendahuluan
1.1 Latar
Belakang
Secara umum
eksistensi suatu lembaga organisasi salah satunya tercermin dari sistem
administrasi yang digunakan dan diterapkan dalam lembaga bersangkutan. Sebagaimana
Organisasi Mahasiswa UKM PRISMA yang berada dibawah naungan FKIP Unej, juga
membutuhkan suatu sistem pedoman admanistrasi yang digunakan untuk menunjang
berjalannya mekanisme administrasi yang sehat di lingkungan FKIP Unej. Maka
diperlukan adanya seperangkat peraturan tata tertib admistrasi sebagai usaha untuk
menguatkan eksistensi serta memberikan kejelasan dalam menjalankan roda
organisasi UKM PRISMA.
Aturan yang
menjadi pendoman ini harus digunakan terus menerus agar menjadi tradisi
organisasi yang positif dalam rangka pelaksanaan program untuk mencapai tujuan
bersama. Dengan adanya sistem administrasi ini juga untuk menegakkan wibawa organisasi dan disiplin organisasi
bagi segenap pengurus dan anggota. Oleh karena itu dengan ditetapkannya Pedoman Penyelenggaraan Administrasi UKM PRISMA ini merupakan suatu jawaban ditengah-tengah
mendesaknya keperluan akan adanya pedoman yang berlaku secara umum di lingkungan FKIP Universitas
Jember.
1.2 Rasionalisasi
Pedoman penyelenggaraan administrasi UKM PRISMA
adalah serangkaian aturan mengenai penyelenggaraan administrasi
organisasi yang meliputi tertib kesekretariatan dan kelengkapan organisasi
yang berlaku di lembaga UKM PRISMA
dan Civitas Akademik kampus.
1.3 Tujuan
Pedoman penyelenggaraan administrasi UKM PRISMA
ini bertujuan untuk:
1.
Mempermudah
pembinaan, pengembangan dan pemantauan pelaksanaan administrasi di Organisasi Mahasiswa UKM PRISMA
2.
Menyelenggarakan
pola sistem pengorganisasian pada bidang kesekretariatan di Organisasi Mahasiswa UKM PRISMA
3.
Menegakkan
wibawa dan disiplin organisasi serta menumbuhkan kesadaran dan semangat di kalangan anggota UKM
PRISMA
4.
Memberikan
kejelasan dalam hal administrasi di UKM PRISMA dan lingkungan kampus.
1.4 Sasaran
Pedoman
penyelenggaraan administrasi UKM PRISMA mempunyai sasaran sebagai berikut:
1. Terciptanya suatu aturan tunggal organisasi mahasiswa dibidang
administrasi yang baru
2. Terwujutnya suatu nilai dan semangat kebersamaan dalam memperkokoh keutuhan, persatuan dan
kesatuan organisasi serta disiplin dan wibawa organisasi.
3. Terwujudnya tertib administrasi di lingkungan UKM
PRISMA
1.5 Dasar
Acuan
Pedoman
penyelenggaraan administrasi UKM PRISMA berdasarkan pada AD-ART UKM PRISMA FKIP
Universitas Jember.
Bagian
II. PEDOMAN
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
2.1 Surat
Maksud surat didalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang
mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang
diperlukan untuk kepentingan tertentu. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan
dapat dijadikan sarana komunikasi itu diharuskan memenuhi ketentuan sebagai berikut :
1.
Jenis Surat
Surat-surat
resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Eksternal dan Internal. Surat Eksternal adalah surat yang
diterbitkan ke luar dari lembaga UKM
PRISMA sebagai sarana komunikasi tertulis.
Surat Internal adalah jenis surat yang diterbitkan ke dalam dari lembaga UKM PRISMA sebagai sarana
komunikasi tertulis.
2.
Sistematika Surat
Surat menyurat
resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
a.
Kop surat
b.
Tempat dan tanggal pembuatan
surat
c.
Nomor surat, disingkat No.
d.
Lampiran surat, disingkat Lamp.
e.
Perihal surat, disingkat Hal.
f. Alamat surat, “Kepada Yth dst”.
g. Kata pembukaan surat. “Assalamualaikum dst atau Dengan Hormat.”
h. Kalimat Pengantar, “salam silaturrahmi atau salam sejahtera.”
i.
Isi surat
j.
Kata penutup, Wassalamu`alaikum
dst”.
k. Nama Pengurus organisasi beserta jabatan.
3.
Format dan ketentuan Surat
Adapun format surat
menyurat adalah sebagai berikut :
1. Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali
jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk Block Style, yaitu seluruh bentuk
surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatangan surat
berada di tepi yang sama.
2. Kertas surat berukuran folio atau A4 berat 70 gram dengan kelengkapan surat
menggunakan font Times New Roman, size 12. Kecuali Kop Surat. Adapun ketentuan
Kop surat adalah :
a. Logo sebelah kiri adalah Logo Fakultas atau
Universitas
b. Logo sebelah kanan adalah logo UKM PRISMA
c. Diantara logo tersebut ditulis berupa Identitas
dan alamat Organisasi, dengan identitas organisasi Font Times New Roman, Bold
(tebal) dan berukuran 12. Sementara alamat organisasi Font Arial, ukuran 12
Tanpa Bold (tebal).
d. Ukuran spasi untuk Kelengkapan isi surat adalah
1,5 cm, dan untuk Kop Surat adalah 1 cm.
3. Nomor Surat
Seluruh surat resmi
organisasi UKM PRISMA memiliki nomor yang terdiri atas:
a.
Nomor urut surat*
b.
Jenis Surat**
c.
Periode Kepengurusan***
d.
Penanda tanganan surat****
e.
Bulan pembuatan surat
f. Tahun pembuatan surat
* Maksud dari
nomor surat adalah urutan nomor surat berdasarkan keluarnya surat secara
teratur dan runtut dari awal sampai dengan batas waktu tertentu.
** maksud
dari jenis surat adalah identitas keluarnya surat, apakah jenis surat eksternal
atau internal. Kode untuk surat keluar eksternal adalah 01. Sementara kode
untuk surat keluar Internal adalah 02.
**Maksud
Priode Kepengurusan adalah tahun Priode Kepengurusan.
***Maksud
penanda tanganan surat adalah pelaku yang mempunyai wewenang dalam
menandatangani suatu surat.
Identitas /
kode untuk surat yang apabila :
1. Penanda tangan ketua Umum saja adalah P-I
2. Penanda tangan ketua umum dan sekertaris umum
adalah P-II
3. Penanda tangan ketua Umum dan Ketua Panitia
pelaksana adalah P-III
4. Penanda tangan ketua Panitia dan Sekertaris
panitia adalah P-IV
5. Penanda tangan ketua Umum, ketua panitia dan
sekertaris panitia adalah P-V
6. Penanda tangan di luar ketentuan poin 1-5 adalah
P-VI
Contoh :
No : 05/01/2013-2014/P-II/04/2013
Maka :
05 adalah
Nomor surat keluar yang ke 5
01 adalah
jenis surat keluar Eksternal
2013-2014
adalah periode kepengurusan saat surat dikeluarkan
P-II adalah
penanda tangan surat pada saat itu adalah Ketum dan Sekum.
04 adalah
Bulan Pembuatan Surat
2013 adalah Tahun pembuatan Surat.
4. Pembatasan pada setiap item kode atau identitas ditandai dengan
garis miring.
5. Penanda tanganan seluruh jenis surat- surat harus menggunakan tinta warna
hitam.
6. Jenis stempel menggunakan tinta stempel
(stamp-ink) warna Biru.
7. Pembubuhan stempel organisasi pada surat
resmi organisasi diusahakan sedapat mungkin tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
2.2 Buku Agenda
Buku agenda merupakan buku khusus untuk mencatat
hal-hal penting tertentu yang berkaitan dengan tertib administrasi. Buku agenda berfungsi untuk
mendokumentasikan seluruh jenis surat, baik surat keluar ataupun surat masuk,
agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu dipelihara
dan disimpan secara baik setelah dipergunakan. Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda,
asalkan sesuai dengan kolom yang diperlukan.
1.
Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda
surat keluar dan buku agenda surat
masuk, model yang digunakan keduanya sebagai berikut :
a. Buku agenda surat keluar, terdiri atas
kolom;
(1)
Nomor urut pengeluaran
(2)
Nomor surat
(3)
Alamat surat
(4)
Tanggal surat;
a)
tanggal pembuatan
b)
tanggal pengiriman
(5)
Perihal surat
b. Buku agenda surat masuk, terdiri atas
kolom
(1)
Nomor urut penerimaan
(2)
Nomor surat
(3)
Alamat surat / pengirim
(4)
Tanggal surat;
a)
tanggal pembuatan
b)
tanggal penerimaan
(5) Perihal surat
Contoh Buku agenda
A. Buku Agenda surat keluar
No
|
No. Surat
|
Alamat surat
|
Tgl Surat
|
Hal
|
|
Buat
|
Kirim
|
||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
B. Buku Agenda surat masuk
No
|
No. Surat
|
Si alamat surat
|
Tgl Surat
|
Hal
|
|
Buat
|
Datang
|
||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
2.3 Buku Inventarisasi
Buku inventarisasi adalah buku yang
berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik Ormawa UKM PRISMA, agar mudah
melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang
tersebut, dan juga sebagai pencatat asset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa bakti
kepengurusan.
1.
Kewajiban
Pengurus
yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah sekertaris umum UKM PRISMA
2.
Model buku inventarisasi
Model buku
inventarisasi UKM PRISMA adalah sebagai berikut :
a. No Urut
b. Nama barang
c. Tahun pembuatan
d. Merk barang
e. Jumlah barang
f. Keadaan barang
g. Keterangan
Contoh format buku
inventarisasi
No
|
Nama Barang
|
Thn Pembuatan
|
Merk
|
Jumlah
|
Keadaan
|
Keterangan
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
2.4 Buku Kas
Buku kas adalah buku yang digunakan dalam
administrasi khususnya dalam hal keuangan UKM PRISMA. Seluruh
jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana
organisasi, harus tercatat dalam buku Kas, terdiri atas:
a.
Buku Harian
b.
Neraca Bulanan
c.
Neraca Tahunan
1.
Ukuran Buku Kas
Semua jenis buku dapat digunakan sebagai buku kas, asalkan sesuai
dengan kolom yang diperlukan.
2.
Model Buku Kas
Buku kas untuk seluruh jenis kegiatan terdiri atas kolom;
a.
Nomor urut penerimaan
b.
Uraian sumber kas
c.
Jumlah uang yang diterima
d.
Nomor urut pengeluran
e.
Uraian penggunaan kas
f.
Jumlah uang yang dikeluarkan
3. Tugas
Segala
penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri (debet) dan
pengeluaran dana bagian kanan (kredit). Kelebihan atau kekurangan dalam
penjumlahan uang disebut saldo.
4. Kewajiban
Pengurus yang
berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Bendahara umum UKM PRISMA
5. Laporan
Dalam pelaporan bidang keuangan
UKM PRISMA,
kecuali dibuat dalam bentuk neraca, juga diusahakan dilengkapi dengan kwitansi atau tanda
pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.
Contoh :
A.
Buku Harian
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
B.
Neraca Bulanan
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
C.
Neraca Tahunan
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
No
|
Uraian
|
Jumlah
|
Bagian III. PENUTUP
Pedoman penyelenggaraan administrasi UKM PRISMA ini,akan berfungsi sebagai mana
mestinya,jika seluruh anggota dan pengurus berkemauan keras melakukan pedoman
ini secara sungguh-sungguh
Hal-hal serta peraturan penting yang belum
ditetapkan sebagaimana diatas akan di tambahkan dan ditetapkan dikemudian hari
oleh pengurus yang berwenang.
Ditetapkan di : UKM
PRISMA
Pada tanggal : 21 APRIL 2013
PIMPINAN RLB 2013
UKM PRISMA (PUSAT RISET MAHASISWA)
